PMO medewerker in internationale digital omgeving

PMO:

• Bewaakt de planning en actielijst en verwerkt de wijzigingen.

• Verzorgt heldere statusrapportages, KPI-overzichten en voortgangsrapporten.

• Onderhoudt de projectadministratie en archiveert documentatie.

• Verzorgt het proces van facturatie in IFS.

• Ondersteunt bij resourceplanning met de inzet van middelen en capaciteit en houdt kosten bij.

• Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen voor de projectaanpak.

• Eerste aanspreekpunt voor vragen over documentatie, kosten, afspraken en deadlines.

• Ondersteunt in de standaardisatie van processen.

Administratief:

• Biedt administratieve support bij het directe proces.

• Inventariseert en categoriseert documentatie van klanten in de desbetreffende systemen.

• Draagt zorg voor juiste ontvangst, beoordeling en categorisering van documenten die vanuit de klant worden ontvangen over hun te digitaliseren assets.

• Bewaakt en borgt als afronding van het primaire proces dat data en bijbehorende documentatie tijdig wordt opgeleverd aan de klant.

• Onderhoudt contact met leveranciers.

• Zorgt voor de correcte registratie en administratie van klantprojecten.

• Stelt facturen en inkooporders op, verwerkt dit juist in de administratie en beantwoordt vragen m.b.t. orders en facturen.

• Plant afdeling/business unit brede vergaderingen en afspraken in voor de betrokkenen en zorgt voor de juiste documentatie.

• Draagt zorg voor het boeken van hotels en biedt administratieve support en ontzorging aan de buitendienst.

• Controleert en bewaakt de gemaakte uren binnen projecten en signaleert wanneer zich (terugkerende) afwijkingen of problemen voordoen.

• Ondersteunt bij het organiseren van events door o.a. het opvragen van offertes, afspraken te maken en in te plannen met (externe) betrokkenen, benodigde materialen tijdig (laten) klaarzetten.