Management Assistent Executive Committee

Ben jij een creatieve en energieke management assistant die graag samenwerkt en anderen ondersteunt om het beste resultaat te bereiken? Ben je daarnaast kwaliteitsbewust en service verlenend? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je versterkt Athora Netherlands, samen met circa 800 andere professionals. Wij zijn een team van vier professionals waar collegialiteit en plezier in je werk niet zal ontbreken. De sfeer? Informeel, positief en pragmatisch.

Je komt te werken in het Executive Assistant team van de Executive Committee (ExCo). Samen met drie collega-assistenten verzorg je de secretariële en organisatorische ondersteuning van alle vijf ExCo-leden. Vanuit kantoor en huis werken jullie nauw samen als één team, waarbij werkzaamheden flexibel worden verdeeld op basis van de behoeften van de ExCo. Je maakt deel uit van een zelfsturend team waarin samenwerking, initiatief en eigenaarschap centraal staan. De voertalen zijn Nederlands en Engels.

Technologische ontwikkelingen en AI spelen daarbij een belangrijke rol; je benut deze actief om processen slimmer, efficiënter en toekomstbestendig in te richten.

• Beheren van de agenda’s van ExCo leden;

• Plannen en organiseren van complexe afspraken en voorbereiden van overleggen;

• Uitvoeren van de jaarplanning in overleg met collega Executive Assistants;

• Plannen, voorbereiden, organiseren en coördineren van evenementen en bijeenkomsten voor de ExCo leden inclusief (internationale) reizen;

• Beheren van bedrijfsgevoelige informatiestroom;

• Zorgdragen voor coördinatie en afstemming met (Senior) Management, collega Executive Assistants en Company Secretary;

• Effectieve en efficiënte organisatie van meetings en bewaken van actiepunten; 

• Plannen, voorbereiden en organiseren van interne management meetings;

• Diverse administratieve taken, waaronder factuurafhandeling, creditcard/declaraties;

• Voorbereiden en coördineren van te tekenen contracten, betalingsopdrachten, in te dienen adviesaanvragen; en

• Ondersteunen van de andere Executive Assistants binnen het team en deze vervangen bij afwezigheid en drukte.