Coördinerend secretarieel medewerker patiëntenzorg poliplein J0 en N-1

• Behandelen van papieren en digitale post.
• Beantwoorden van telefonische vragen van patiënten en zorgprofessionals.
• Plannen van enkelvoudige- en meervoudige (complexe/combinatie) afspraken met patiënten en diverse zorgverleners van verschillende disciplines.
• Opvragen van ontbrekende gegevens bij andere afdelingen, ziekenhuizen, instellingen et cetera.
• Inscannen van stukken voor dossiers en bewaken van de actualiteit en volledigheid van deze dossiers.
• Afhandelen van de patiëntencorrespondentie.
• Verwerken van opdrachten vanuit behandelaren.
• Agendabeheer van de spreekuurplanningen.
• Eventueel Epic super user taak: je hebt een belangrijke rol samen met andere Epic super users van de administratie bij ingebruikname en doorontwikkeling van diverse administratieve werkprocessen binnen het elektronisch patiënten dossier.

• Verstrekken van werkopdrachten aan medewerkers.
• Het dienstrooster en werkplekbezetting beheren.
• Prioriteiten stellen voor de werkzaamheden.
• De te verrichten werkzaamheden van de medewerkers coördineren.
• Maatregelen nemen bij verstoringen in het werkproces.
• De voortgang bewaken van de werkzaamheden en planningen bijstellen.
• Onderhouden en bewaken procedures en werkinstructies.

• Vanuit de uitvoeringspraktijk bijdragen aan de verbeteringen van de organisatie en uitvoering.
• Zorgen voor optimalisatie van werkprocessen, deze vastleggen in ons kwaliteitssysteem en deze beheren.
• Deelnemen aan projecten binnen de polikliniek voor het verbeteren van administratieve poliklinische processen.
• Participeren in de kwaliteitscommissie van de eigen eenheid en werkgroepen voorzitten.
• Bijdragen aan de aanpassing/ontwikkeling van standaardprocedures (protocollen, richtlijnen en standaarden) met betrekking tot het eigen werkterrein.
• Bijdragen aan dat alle baliemedewerkers patiëntenzorg werken volgens de Harmonisatie poliklinieken.

Je vindt het een uitdaging om de spil te zijn binnen ons patiëntenzorgsecretariaat. Met jouw professionele optreden, in samenwerking met de collega's van het patiëntenzorgsecretariaat, lever je een belangrijke bijdrage aan de optimale dagelijkse gang van zaken. Dankzij jou is onze afdeling in staat om de beste persoonsgerichte zorg te verlenen.

Je neemt ruimte voor eigen initiatief en inbreng. Daarbij houd je het overzicht en bent in staat om tijdig te signaleren. Ook ben je betrokken en je voelt je verantwoordelijk voor de optimale inrichting van de werkzaamheden. Je bent in staat om de dialoog aan te gaan met anderen en draagt bij aan het creëren van een ontspannen sfeer.

Verder herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding in een secretariële richting
• Bij voorkeur 2 jaar of langer recente werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je kan goed overweg met het Microsoft Office pakket waaronder Word, Excel en Teams en je leert systemen makkelijk aan.
• Goede contactuele- en communicatievaardigheden.

Wil je graag een leuke functie met een diversiteit aan taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden? Werk je al binnen een patiëntenzorgsecretariaat en wil je graag doorgroeien? Ben jij de secretarieel medewerker die altijd het overzicht heeft, initiatief toont om verbeteringen door te voeren. Wij maken graag kennis met je!

Binnen deze afwisselende functie wordt je roulerend ingezet voor verschillende taken op verschillende werkplekken en denk je mee hoe je samen met jouw collega's het administratieve proces nog beter kan ondersteunen en faciliteren.

Als secretarieel team dragen jullie zorg voor alle administratieve werkzaamheden voor de patiënten, artsen en andere zorgverleners die verbonden zijn met de afdeling. Hierbij is het doel het verlenen van een optimale service aan de patiënt en aan de in- en externe klant. Alle secretaresses in ons team rouleren van taak en van werkzaamheden. De werkzaamheden vinden met name plaats op de backoffice.

Het poliplein J0 en N-1 is een centrale, gezamenlijke poliklinische faciliteit waar meerdere aandachtsgebieden samen hun poliklinische zorg organiseren. De aandachtsgebieden die werkzaam zijn op dit poliplein zetten zich in voor mensen met een (chronische) aandoening die langdurige interdisciplinaire/multidisciplinaire behandeling en zorg nodig hebben en aan hun gezondheid willen werken. De aandachtsgebieden zijn:

• Expertisecentrum Bewegingsstoornissen.
• Psychiatrie (inclusief Mindfulness & Neurobiologische Behandelunit).
• Medische Psychologie.
• Revalidatie.
• Late Effecten bij Kanker (LATER).
• Leefstijlzorgloket.
• Transgenderzorg volwassenen.

• De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op 20, 23 of 24 november 2026. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.