Senior Managementassistent Instituut Paramedische Studies

Word jij de stevige en energieke senior managementassistent die onze opleidingen en opleidingsmanagers verder helpt? In deze sleutelrol komen jouw scherpe blik, organisatietalent en oplossingsgerichtheid samen.

Het instituut voor Paramedische Studies (IPS)
Binnen IPS zijn acht paramedische bacheloropleidingen ondergebracht, ieder met een eigen signatuur in het paramedisch domein. De opleidingen werken interprofessioneel samen: met elkaar, met lectoraten en met de beroepspraktijk. Zo creëren wij impact in de regio. IPS geeft focus en richting aan de "Gezonde samenleving". IPS medewerkers en studenten zijn de professionele verbinders van de toekomst: denken vakoverstijgend, zijn kritisch en durven vooruit. Als instituut zijn we een vanzelfsprekende gesprekspartner voor de beroepspraktijk en andere belanghebbenden: innovatief, inspirerend en betrokken.

Wij zoeken een proactieve en professionele senior managementassistent met een positief karakter, die overzicht houdt en rust brengt in een dynamische werkomgeving. In deze functie vervul je een belangrijke rol in de ondersteuning van onze opleidingsmanagers en opleidingen en draag je actief bij aan een prettige, collegiale werksfeer waarin samenwerking centraal staat.

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht
Als senior managementassistent ben je de spil die overzicht bewaart, processen stroomlijnt en ondersteunt. Met jouw organisatorische scherpte help je opleidingsmanagers en andere medewerkers binnen de opleidingen om hun werk optimaal te kunnen doen. Je zorgt dat afspraken en processen soepel verlopen, signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen. Je ziet wat er speelt- en vooral: wat eraan komt. 

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het plannen van afspraken en het beheren van agenda’s (ook als alles tegelijk lijkt te gebeuren).
• Het vastleggen van afspraken en het bewaken van de naleving van genomen besluiten.
• Het beheren en prioriteren van de centrale mailbox: jij ziet wat nú aandacht vraagt.
• Ondersteuning bij financiële administratie, bestellingen, orderaanvragen en controle van facturen en opdrachten tot facturatie.
• Het beantwoorden en coördineren van uiteenlopende vragen en verzoeken vanuit de opleidingsmanagers en de opleidingen.
• Beheren en actualiseren van informatievoorziening en communicatie via Outlook, EénHU, Netpresenter en eventuele nieuwsbrieven;
• Het verzamelen en analyseren van informatie, opstellen van overzichten en rapportages en ondersteunen van opleidingsmanagers bij organisatorische en inhoudelijke vraagstukken.
• Het actief bijdragen aan projecten en verbeterinitiatieven binnen het instituut, waarbij je de voortgang bewaakt, afstemming organiseert tussen betrokken partijen en ondersteunt bij de uitvoering.
• Het vervullen van een actieve rol binnen het secretariaat door werkzaamheden af te stemmen, kennis te delen en bij te dragen aan een efficiënte werkverdeling en goede samenwerking.
• Actief bijdragen aan de samenwerking van het secretariaat binnen het instituut, door processen te verbeteren en digitale en AI-toepassingen effectief in te zetten.

Wij bieden jou
Bij ons krijg je de mogelijkheid om te werken in een hecht team en kan je, vanuit jouw professie, een belangrijke bijdrage leveren aan studentsucces, aan het succes van onze opleidingen en aan de voortrekkersrol die de HU heeft bij de aanpak van maatschappelijke opgaven in de regio. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden om te komen werken bij de HU:

• Je krijgt in eerste instantie een jaarcontract (D4) met een omvang van 0,8 fte. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm (D2, D3, D4, D5);
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 08, met een maximum salaris van € € 4.595,29 bij een voltijd-aanstelling.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
• Het secretariaat werkt op locatie. Incidenteel kun je thuis werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,40 netto per dag.
• Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal, gericht op ontplooiing als onderzoeker en als docent;
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw Profiel
Jij voelt je thuis in een dynamische ondersteunende rol waarin snel schakelen de norm is. Stressbestendig en constructief kritisch. Je schakelt moeiteloos tussen management, docenten, studenten en externe partijen, werkt graag samen en verbindt. Tegelijkertijd durf je kritische vragen te stellen, denk je vooruit en neem je initiatief.

Verder:

• Heb je ruime ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ben je sterk in organiseren, plannen, prioriteren en behoud je overzicht in een dynamische omgeving.
• Heb je uitstekende digitale vaardigheden, beheerst Office 365 en maak je snel nieuwe systemen eigen.
• Werk je graag samen, deel je kennis en beweeg je soepel mee met veranderingen.
• Ben je 4 dagen beschikbaar, waaronder de vrijdag
• Ben je communicatief sterk in het Nederlands.

Kortom, jij brengt de volgende competenties mee: 

• Collegiaal/Teamplayer
• Kritisch denken
• Initiatief nemen
• Kwaliteit bewaken
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit/aanpassingsvermogen

Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 medewerkers. Samen werken we intensief met de beroepspraktijk en met elkaar aan oplossingen voor de vraagstukken van nu.

De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort en biedt onderwijs op associate degree-, bachelor- en masterniveau. Onlangs is daar het professional doctorate aan toegevoegd. Met onderzoek hebben we (regionale) impact en leiden we studenten op tot innovatieve professionals.

Je wordt lid van een gemeenschap waarin we elkaar binnen en buiten het werk ontmoeten op allerlei verschillende plekken en manieren. Bijvoorbeeld bij de community van de HU Alumni, de HU Gender and Sexuality Alliance (HU GSA), of het Netwerk Diversiteit & Inclusie.

De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst

Solliciteren
Iedereen die zich herkent in dit profiel en enthousiast is over deze rol is van harte welkom om te reageren. Bij de HU geloven we dat verschil in achtergrond, perspectief en ervaring zorgt voor verrijking van onze onderwijsomgeving.

Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 29 november 2026.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen over de functie? Neem dan contact op met Esther van Deursen, manager IPS via [email protected]

Heb je nog vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met Judith Beuse, recruitment business partner op 06-41310860 en via [email protected].

We hebben de eerste gesprekken gepland op dinsdag 8 en donderdag 10 december aanstaande, in de ochtend. Mochten we samen besluiten dat een vervolggesprek prettig en wenselijk is, dan zal deze in week 48 of 49 plaatsvinden. Wat ons betreft kun je daarna direct starten, we bepalen samen wat jouw startdatum wordt.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.