Medewerker Business Support (secretariaat)

Als medewerker Business Support ben je hét aanspreekpunt voor een deel van de TAUW-collega’s die werkzaam zijn binnen de vestiging Deventer. Je ondersteunt je collega’s met uiteenlopende werkzaamheden en bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Uitgaande correspondentie en documenten. Deze worden verwerkt aan de hand van huisstijlafspraken, gecontroleerd op Nederlandse taal, voorzien van de juiste documentcodering en digitaal gearchiveerd.
• Mail- en agendabeheer, het maken van externe en interne afspraken voor medewerkers middels Outlook en het reserveren van vergaderzalen en het bestellen van lunches.
• Algemene en facilitaire werkzaamheden om de afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en het verzorgen van overige administratieve taken, het bestellen van kantoorartikelen, bloemen, boeken van hotels/reizen et cetera.
• Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten zoals jubilea, recepties en workshops.
• Het bieden van (digitale) ondersteuning aan Business Support teams van onze andere vestigingen in Nederland in geval van ziekte, piekdrukte of vakanties.
• Het overnemen van receptiediensten tijdens de pauzes van onze receptioniste volgens een vastgesteld roulatieschema en incidenteel op verzoek.

Het betreft een functie voor 28 uur per week. Vrijdag is een verplichte werkdag. Je aanwezigheid op de andere dagen zullen we in goed overleg afstemmen.

De vaste werktijden zijn van 08.30 tot 17.00 uur. Na afloop van de inwerkperiode is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk. Je bent minimaal 50% van je werktijd op kantoor aanwezig. Hierbij staat het belang van het werk altijd voorop. Wanneer de werkzaamheden daarom vragen, bijvoorbeeld vanwege overleg, samenwerking of klantcontact, wordt verwacht dat je op kantoor aanwezig bent, ook als dit samenvalt met een geplande thuiswerkdag.

Afhankelijk van je relevante werkervaringsjaren gaan we uit van een salarisrange van EUR 2.700,00 tot EUR 3.400,00 bruto bij een fulltime dienstverband.

Om deze functie goed uit te kunnen voeren vragen we minimaal een afgeronde mbo-opleiding op secretarieel gebied. Dit vul je aan met minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie. Verder herken je jezelf in onderstaande punten:

• Je vindt het prettig om zowel zelfstandig als in een team te werken, je bent nauwkeurig in je werk en je handelt en communiceert proactief. Je geeft bijvoorbeeld terugkoppeling aan de juiste collega, nadat je een afspraak hebt gepland, een reis hebt geboekt of een document hebt aangepast.
• Je hebt kennis van en ervaring met de standaard Microsoft Office pakketten en je kan werken met Office365 en Teams.
• Je bent in staat om veel te schakelen, je weet het hoofd koel te houden onder hectische omstandigheden en prioriteiten stellen is voor jou geen probleem. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je om 15:00 gevraagd wordt om een spoedoverleg te plannen voor de volgende ochtend voor vijf of zes mensen, wat veel puzzelwerk vraagt. Ondertussen ligt er een offerte die ad hoc moeten worden aangepast, omdat de kosten veranderd zijn en de volgende dag de juiste bedragen in het document moeten staan. De notitie die je af wilde maken, zal dus nog even moeten wachten tot morgen. Je hebt een representatieve, vriendelijke en enthousiaste uitstraling. Je helpt graag collega’s en hebt oog voor detail.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Je bent communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling).
• Jij doet het agendabeheer voor collega’s en je weet hierin de juiste afwegingen te maken. Je weet goed en direct te communiceren wanneer iets echt niet past in de agenda’s, ook als je daarmee iemand teleur kan stellen.

Onderdeel van de sollicitatieprocedure is dat je een dagdeel meeloopt bij je toekomstige team om te kijken of er een goede match is.

Voldoe je niet helemaal aan alle functie-eisen, maar is deze rol je wel op het lijf geschreven? Ook dan nodigen we je uit te solliciteren. We zijn benieuwd naar je motivatie!
 

Echt impact maken doe je bij TAUW. Want net als jij hebben wij een ambitie: toonaangevend zijn op het gebied van ontzorgen, ondersteunen en organiseren. Als internationaal advies- en ingenieursbureau werken we dagelijks aan een vitale en duurzame leefomgeving. Als medewerker Business Support ben je onder andere verantwoordelijk voor correspondentie, mail- en agendabeheer en administratieve taken. Is deze uitdaging jou op het lijf geschreven? Kom dan jouw idealen, ideeën en oplossingen verbinden aan onze ambities!

Het Business Support team van onze vestiging in Deventer bestaat op dit moment uit drie collega’s, waar jij nauw mee zal samenwerken. Er zijn daarnaast nog een aantal andere Business Support teams, bestaande uit in totaal 35 medewerkers en twee teammanagers. Zij werken verspreid over de verschillende locaties in Nederland en de twee Business Units bij TAUW.