Executive Assistant

Uitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO:

• Agendabeheer: Complex en dynamisch agendabeheer, inclusief het plannen van interne en externe vergaderingen, afspraken en reizen, rekening houdend met prioriteiten en tijdszones.
• Communicatie: Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende communicatie (telefoon, e-mail), deze prioriteren, afhandelen of doorsturen.
• Reismanagement: Volledige organisatie van zakenreizen (vluchten, hotels, transfers, visa) en het opstellen van gedetailleerde reisroutes.
• Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen (agenda's, documentatie), notuleren van belangrijke besprekingen, opvolgen van actiepunten en het bewaken van deadlines.
• Projectondersteuning: Assisteren bij diverse projecten, het verzamelen van informatie, het bewaken van voortgang en het voorbereiden van rapportages.
• Administratieve ondersteuning: Beheren van declaraties, facturatie, inkooporders en andere administratieve processen.

Vertrouwelijkheid en Integriteit:

• Absolute discretie:Omgaan met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en integriteit. Dit omvat personeelsinformatie, strategische plannen, financiële gegevens en andere bedrijfskritische informatie.
• Beveiliging van informatie:Zorgdragen voor de juiste opslag en beveiliging van vertrouwelijke documenten en gegevens.
• Professionele houding:Altijd een professionele en onpartijdige houding aannemen, ook in complexe of gevoelige situaties.

Back-up en Brede Ondersteuning:

• Onderlinge vervanging: In geval van afwezigheid of ziekte van de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, neem je proactief de essentiële taken en verantwoordelijkheden van die collega waar, om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen.
• Meewerken aan Office Projecten:Actief participeren in en bijdragen aan diverse office-gerelateerde projecten, zoals de implementatie van nieuwe systemen, optimalisatie van werkprocessen, organisatie van bedrijfsevenementen of het inrichten van kantoorruimtes. Je brengt hierbij jouw organisatorische en administratieve expertise in.
• Proactieve signalering:Anticiperen op behoeften en proactief oplossingen aandragen, zowel voor de CPO/COO/CFO als voor bredere kantoorprocessen.
• Kennisdeling:Actief bijdragen aan de kennisdeling binnen het team en het delen van best practices.