Management Assistant

Vanuit Ballast Nedam Infra in Utrecht ondersteun je twee directeuren en het managementteam. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en zorgt ervoor dat processen, afspraken en acties soepel verlopen.

Als Management Assistant ben je veel meer dan de beheerder van agenda’s. Je bewaakt prioriteiten, houdt overzicht en zorgt dat besluiten en actiepunten daadwerkelijk verder worden gebracht. Je werkt dagelijks samen met directie, management en interne en externe stakeholders. Daarbij schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet je ook onder tijdsdruk het overzicht te bewaren.

Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden, servicegerichte instelling en gevoel voor prioriteiten weet je precies wat er nodig is om de directeuren en hun teams optimaal te ondersteunen. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en zorgt ervoor dat iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Samen met de Executive Assistant vorm je een sterk team. Jullie werken nauw samen en vervangen elkaar waar nodig. Hierdoor draag je direct bij aan de continuïteit en professionaliteit van de ondersteuning binnen Ballast Nedam Infra. De voertaal is Nederlands, maar je schakelt ook regelmatig in het Engels met collega’s en relaties.

Een samenvatting van jouw werkzaamheden:

• Beheren van complexe agenda’s en coördineren van afspraken voor directie en managementteam

• Organiseren en begeleiden van interne en externe bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen

• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken

• Prioriteren en afhandelen van inkomende verzoeken, correspondentie en informatie

• Verzorgen van projectmatige en administratieve ondersteuning

• Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders

• Ondersteunen en vervangen van de Executive Assistant bij afwezigheid