Managementassistent Apotheek, Farmacologie en Toxicologie

Jij houdt overzicht, denkt vooruit en ziet werk liggen voordat anderen erom vragen. Proactiviteit is voor jou vanzelfsprekend: je wacht niet af, maar onderneemt actie wanneer je ziet dat iets beter, slimmer of efficiënter kan.

Je voelt aan wat verschillende mensen nodig hebben, stelt de juiste prioriteiten en blijft zorgvuldig werken als plannen veranderen of meerdere zaken tegelijk spelen. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk, communiceert helder en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast breng je mee:

• Een relevante opleiding en/of ervaring in managementondersteuning.
• Hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met organiseren, coördineren en prioriteiten stellen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden met Microsoft 365 en Teams en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.

Ervaring met managementondersteuning binnen een complexe organisatie of een omgeving voor wetenschap en onderzoek is een pré. Inhoudelijke kennis van apotheek, farmacologie en toxicologie is niet nodig. We vinden het vooral belangrijk dat je nieuwsgierig bent, snel verbanden leg en je verdiept in de omgeving waarin je werkt.

Ben jij een managementassistent die vooruitdenkt, overzicht houdt en graag zelfstandig verantwoordelijkheid neemt? In deze functie ondersteun je tactisch en farmaceutisch managers, hoogleraren en onderzoeksgroepen binnen een grote, veelzijdige afdeling van het Radboudumc. Je brengt structuur aan, verbindt mensen en zorgt ervoor dat afspraken en werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt tussen verschillende agenda’s, overleggen en belangen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Daarbij ben je meer dan alleen een organisator: je denkt vooruit, signaleert knelpunten en neemt initiatief om zaken slim en efficiënt te regelen. Het vraagt ook om gevoel voor verhoudingen en het vermogen om prioriteiten te stellen. Je ziet wat er nodig is. Je krijgt veel ruimte om je werk zelf vorm te geven. Binnen de afgesproken kaders bepaal je hoe je je werk indeelt, prioriteiten stelt en processen aanpakt. Juist omdat niet alles gestandaardiseerd is, kun je met jouw ervaring en ideeën echt het verschil maken.

Wat ga je doen?

• Management ondersteunen: je beheert complexe agenda’s, plant afspraken, bereidt overleggen voor en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Organiseren en coördineren: je zorgt dat planningen, informatie en praktische afspraken goed op elkaar aansluiten. Je kijkt daarbij verder dan een losse afspraak. Wanneer een wijziging in de agenda gevolgen heeft voor andere afspraken, deadlines of betrokkenen, signaleer je dit tijdig en denk je mee over passende oplossingen.
• Samenwerken met verschillende doelgroepen: je ondersteunt tactisch managers, hoogleraren en onderzoeksgroepen en stemt je werkzaamheden af op hun behoeften. De basis van de ondersteuning bestaat uit agendabeheer, afsprakenplanning en vergaderondersteuning. Afhankelijk van de doelgroep komen daar specifieke werkzaamheden bij. Dit vraagt om flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende belangen en werkwijzen.
• Initiatief nemen en verbeteren: je signaleert knelpunten, denkt mee over slimmere werkwijzen en draagt actief bij aan de verdere professionalisering van de managementondersteuning. Heb je bijvoorbeeld kennis van nieuwe digitale mogelijkheden binnen Microsoft 365 of Teams? Dan krijg je de ruimte om die kennis te delen en collega's hierin mee te nemen.

Je werkt bij de afdeling Apotheek, Farmacologie en Toxicologie (AFT) van het Radboudumc. Hier werken meer dan 450 collega’s aan veilig en effectief medicijngebruik. Patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs komen samen en wetenschappelijke kennis wordt vertaald naar de praktijk. Hoewel we bijdragen aan onder meer een goed verloop van onze patiëntenzorg, heb je in deze functie géén fysiek patiëntencontact.

Je maakt deel uit van het secretariaat binnen het bedrijfsbureau. Samen met vier managementassistenten, één secretaresse en een hoofd secretariaat vorm je een hecht en professioneel team. Iedereen heeft een eigen aandachtsgebied, maar samenwerking staat centraal. We stemmen werkzaamheden af, vervangen elkaar waar nodig en helpen elkaar om het werk goed te organiseren.

Je komt terecht in een betrokken team waar professioneel wordt gewerkt, maar waar ook ruimte is voor persoonlijk contact, humor en aandacht voor elkaar. We lopen gemakkelijk bij elkaar binnen, denken met elkaar mee en zoeken samen naar oplossingen. Je krijgt het vertrouwen om zelfstandig te werken, maar staat er nooit alleen voor.

AFT is een grote een veelzijdige afdeling. Daarom verwachten we niet dat je vanaf dag één alles en iedereen kent. We zorgen voor een goede inwerkperiode waarin je de organisatie, je werkgebied en de mensen met wie je samenwerkt leert kennen. Daarnaast bieden we je ruimte om met een frisse blik mee te denken over hoe we onze ondersteuning nog slimmer en toekomstbestendiger kunnen organiseren.

• Vrijdag is je vaste werkdag. Het heeft onze voorkeur als je ook op maandag beschikbaar bent. De overige werkdagen stemmen we in overleg af. Na je inwerkperiode is er, in overleg, ook ruimte om (deels) vanuit huis te werken.
• De eerste gesprekken vinden plaats op 7, 8 of 9 december 2026. Geef eventueel je beschikbaarheid in je motivatiebrief.
• Een meeloopdag na je sollicitatiegesprek maakt onderdeel uit van de procedure. Dit is waarschijnlijk op 10 december 2026.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.